Jak przygotować dane produktów technicznych do sklepu lub katalogu?
Zacznij od próbki produktów z różnych kategorii. Zbierz ich identyfikatory, parametry z jednostkami, zdjęcia i dokumentację. Dopisz źródła informacji oraz oznacz braki. Format pliku do importu ustal po sprawdzeniu platformy, na której powstanie sklep lub katalog.
Nie musisz opracować całego asortymentu przed pierwszą rozmową. Próbka powinna pokazać zarówno prosty produkt, jak i pozycję z wariantami lub wymagającą potwierdzenia zgodności z urządzeniem.
W jakim formacie możesz przekazać bazę produktów?
Możesz przekazać dane w formacie, w którym już je masz, na przykład jako XML, JSON, CSV, plik Excel lub zrzut bazy danych. Na początek pokaż próbkę i wskaż, z jakiego systemu pochodzi. Sprawdzimy strukturę oraz zawartość, a następnie ustalimy sposób przygotowania danych do sklepu lub katalogu.
Na małym ekranie tabelę możesz przewijać w bok.
| Materiał źródłowy | Przykład i informacje potrzebne na początek |
|---|---|
| XML | Plik produktowy od hurtowni lub producenta. Wskaż, gdzie zapisano identyfikatory, parametry, ceny i odnośniki do zdjęć. Jeśli masz opis struktury pliku, dołącz go. |
| JSON | Eksport produktów z systemu lub przykładowa odpowiedź API. Opisz, które dane dotyczą produktu, a które jego wariantów i powiązanych materiałów. |
| CSV | Eksport z magazynu, sklepu lub systemu dostawcy. Dołącz nagłówki kolumn i wyjaśnij znaczenie kodów oraz jednostek. |
| Excel | Arkusz z ofertą, cennikiem lub parametrami. Wskaż, które zakładki zawierają aktualne dane i jak powiązać je z produktami. |
| Zrzut bazy danych | Eksport danych z dotychczasowego systemu. Podaj nazwę systemu, rodzaj bazy i opis tabel, jeśli go masz. Ustalimy, które dane produktowe są potrzebne i jak je odczytać. |
Jeśli masz gotowy eksport, prześlij go do oceny przed ręcznym przepisywaniem produktów do nowego arkusza. Sam format nie określa jeszcze kompletności danych ani zakresu prac. Ewentualne przekształcenie, połączenie kilku źródeł i uzupełnienie braków ustalimy przed wyceną.
Zacznij od tego, jak klient szuka produktu
Zapisz, czy kupujący zna numer katalogowy, wybiera po parametrach, czy szuka części do konkretnej maszyny. Od tego zależy, jakie informacje trzeba zebrać i ze sobą powiązać.
Sama nazwa produktu może wystarczyć do wyświetlenia oferty, ale nie opisze wszystkich kryteriów wyboru. Jeżeli klient szuka części po modelu urządzenia, potrzebujesz potwierdzonego powiązania produktu z tym modelem. Jeżeli korzysta z filtrów, parametry muszą mieć spójne nazwy i wartości.
Jakie pola zebrać w arkuszu roboczym?
Jeśli zbierasz dane w arkuszu, przygotuj jeden wiersz dla każdej zamawianej pozycji. Osobno zapisz informacje wspólne dla rodziny produktów, jeśli tak organizujesz asortyment. Poniższa tabela wskazuje też, jakich informacji szukać w gotowym eksporcie XML, JSON lub bazie danych.
Na małym ekranie tabelę możesz przewijać w bok.
| Pole lub grupa pól | Co przygotować |
|---|---|
| SKU lub identyfikator wewnętrzny | Kod używany do rozpoznania pozycji w Twoim sklepie lub magazynie. Zachowaj zera wiodące. |
| Producent i numer katalogowy | Zapis z dokumentacji, z zachowaniem istotnych znaków. Kody dostawców przechowuj osobno. |
| EAN, jeśli został nadany | Numer przypisany do produktu, przepisany ze sprawdzonego źródła. |
| Nazwa i kategoria | Nazwa rozróżniająca pozycję oraz uzgodnione miejsce w katalogu. |
| Parametry i jednostki | Oddzielne pola dla cech potrzebnych do wyszukiwania i porównania. |
| Rodzina i wariant | Powiązanie pozycji z modelem nadrzędnym oraz cechy odróżniające wariant. |
| Kompatybilność | Urządzenia lub zastosowania potwierdzone w dokumentacji, wraz ze źródłem. |
| Dane oferty | Cena i waluta, podstawa netto lub brutto, jednostka sprzedaży, opakowanie oraz dostępność. |
| Zdjęcia i dokumenty | Powiązane pliki, wersje dokumentacji i informacja o prawie do wykorzystania. |
| Źródło i status | Skąd pochodzi informacja, czego brakuje i kto ma to potwierdzić. |
To struktura robocza. Część danych może wymagać osobnych tabel, na przykład gdy jeden produkt pasuje do wielu modeli maszyn.
Oddziel identyfikatory produktu
Twój kod magazynowy, numer producenta i oznaczenie dostawcy mogą odnosić się do tej samej pozycji. Zachowaj je w odrębnych polach, aby można było sprawdzić powiązanie i obsłużyć różne sposoby wyszukiwania.
SKU to kod, którym identyfikujesz pozycję w swoim sklepie lub magazynie. Może odpowiadać obecnemu kodowi magazynowemu, jeśli tak ustalisz powiązanie między systemami. Zadbaj o jednoznaczne oznaczenie każdej zamawianej pozycji, również wariantów prowadzonych osobno. Numer katalogowy producenta i EAN zachowaj w osobnych polach.
Kolumny z identyfikatorami ustaw jako tekst przed wczytaniem danych do arkusza. Sprawdź, czy program zachował zera na początku i pełny zapis numeru. Kod "000123" powinien pozostać tym samym kodem po zapisaniu i ponownym otwarciu pliku.
EAN zapisz w osobnej kolumnie. W dokumentacji możesz spotkać nazwę GTIN, czyli szersze określenie numeru identyfikującego produkt. Kod kreskowy EAN-13 przedstawia 13-cyfrowy numer GTIN, co wyjaśnia GS1 Polska.
Jeżeli nie masz potwierdzonego numeru EAN produktu, oznacz brak do wyjaśnienia. Wewnętrznego kodu magazynowego nie wpisuj do pola EAN.
Uporządkuj parametry potrzebne do filtrowania
Ustal wspólną nazwę każdego parametru i jednostkę dla danej kategorii. Wartość liczbowa oraz jednostka powinny mieć jednoznaczne znaczenie. Pole "średnica" może wymagać doprecyzowania, której części produktu dotyczy.
Nie zastępuj braku danych zerem. Zero jest wartością, a brak oznacza informację do uzupełnienia lub potwierdzenia. Dla powtarzalnych cech przygotuj słownik wartości, aby ta sama cecha nie występowała pod kilkoma zapisami.
Przykład przed uporządkowaniem
Poniższe rekordy są fikcyjne i służą wyłącznie demonstracji organizacji danych. Nie stanowią dokumentacji technicznej ani podstawy do doboru osprzętu pneumatycznego.
Na małym ekranie tabelę możesz przewijać w bok.
| ID | Opis roboczy |
|---|---|
| 0001 | złączka prosta 6mm G1/8 |
| 0002 | Prosta / 8 mm / G 1/8 |
| 0003 | kolanko 6 mm G1/4 |
Te same rekordy po rozdzieleniu pól
Na małym ekranie tabelę możesz przewijać w bok.
| ID | Kategoria | Kształt | Średnica zewnętrzna przewodu, mm | Oznaczenie gwintu |
|---|---|---|---|---|
| 0001 | Złączki pneumatyczne | Prosta | 6 | G1/8 |
| 0002 | Złączki pneumatyczne | Prosta | 8 | G1/8 |
| 0003 | Złączki pneumatyczne | Kątowa | 6 | G1/4 |
W tym przykładzie zakładamy, że źródło potwierdziło znaczenie wymiarów i oznaczeń. Dzięki rozdzieleniu pól można przygotować filtr średnicy i kształtu. W rzeczywistym katalogu trzeba jeszcze zweryfikować pozostałe parametry potrzebne do wyboru produktu.
Czym różni się parametr od wariantu?
Parametr opisuje cechę produktu. Wariant oznacza konkretną wersję, którą klient może wybrać i zamówić. Każdy wariant wymaga jednoznacznego powiązania z właściwą pozycją, ceną i dostępnością, jeśli te dane są prowadzone osobno.
Różne średnice mogą tworzyć warianty jednej rodziny albo osobne produkty. Ustal to na podstawie sposobu zamawiania i prowadzenia asortymentu. Nie twórz wszystkich matematycznie możliwych kombinacji cech. Do sprzedaży powinny trafić wyłącznie rzeczywiście oferowane wersje.
Jak zapisać kompatybilność części z urządzeniem?
Zapisz producenta urządzenia, model i dodatkowe oznaczenia potrzebne do potwierdzenia zgodności. Sam model może nie wystarczyć, jeśli znaczenie ma wersja lub zakres numerów seryjnych.
Do powiązania dołącz źródło, na przykład wskazaną wersję katalogu producenta. Zgodność potwierdza sprzedawca lub producent. Podobna nazwa czy wymiar nie wystarczają do przypisania części do maszyny.
Jeśli chcesz prowadzić klienta przez wybór urządzenia do listy części, najpierw sprawdź kompletność tych powiązań. Sposób ich prezentacji można następnie omówić w ramach analizy UX katalogu lub sklepu.
Powiąż zdjęcia i dokumentację z produktami
Przy każdym pliku wskaż identyfikator produktu lub rodziny, której dotyczy. Zaznacz, czy zdjęcie pokazuje konkretną wersję, czy jest ilustracją całej serii. Dla dokumentacji zapisz nazwę i wersję, aby odróżnić aktualną kartę od wcześniejszej.
Potwierdź możliwość publikacji materiałów otrzymanych od dostawców. Sama obecność pliku w przesłanym folderze nie wyjaśnia jeszcze, do których produktów go przypisać ani gdzie możesz go wykorzystać.
Ustal jednostkę sprzedaży i źródło aktualizacji
Zapisz, czy klient kupuje sztukę, metr, opakowanie czy zestaw. Jeżeli produkt sprzedajesz w opakowaniu, określ jego zawartość oraz to, jakiej jednostki dotyczy cena. Dopisz minimalną ilość i dozwolone wielokrotności zamówienia, jeśli występują.
Wskaż, skąd będą pochodzić ceny, dostępność i terminy. Jednorazowy import opisuje dane w danym momencie. Stałe aktualizowanie z systemu magazynowego wymaga osobnego ustalenia sposobu wymiany informacji.
W katalogu zapytaniowym część warunków potwierdza handlowiec. Jeśli dopiero wybierasz ten model, przeczytaj porównanie katalogu z zapytaniami i sklepu internetowego.
Arkusz roboczy i plik do importu
Arkusz roboczy pomaga zebrać informacje i wykryć braki. Jeśli masz już bazę produktów, możesz przekazać nam istniejący eksport. W ramach uzgodnionego wdrożenia sklepu lub katalogu sami przygotujemy plik do importu z dostarczonych danych.
Dostarczony XML, JSON, CSV, Excel lub zrzut bazy potraktujemy jako materiał źródłowy. Sprawdzimy jego strukturę, przypiszemy pola do danych w docelowym serwisie i przygotujemy import zgodnie z ustalonym zakresem. Od Ciebie potrzebujemy informacji o znaczeniu danych oraz potwierdzenia faktów dotyczących produktów.
Format pliku dopasujemy do wersji platformy i używanego importera. Wymagania sprawdzimy w dokumentacji, między innymi WooCommerce lub PrestaShop, zależnie od wybranego rozwiązania.
Przed pełnym importem wykonamy próbę na niewielkiej partii i porównamy wynik z materiałem źródłowym. Przy aktualizacji istniejących produktów uzgodnimy również sposób wykonania kopii zapasowej i przywrócenia danych. Regularne pobieranie aktualizacji z systemu dostawcy lub magazynu wymaga osobnego ustalenia zakresu.
Co przekazujesz, a co przygotowujemy?
Po Twojej stronie
- Przekazujesz dostępną bazę produktów lub eksport i wskazujesz system źródłowy.
- Wyjaśniasz znaczenie kodów, parametrów, jednostek sprzedaży i cen.
- Potwierdzasz oferowane warianty oraz informacje o kompatybilności.
- Dostarczasz zdjęcia i dokumentację z informacją, których produktów dotyczą i czy można je opublikować.
- Wskazujesz znane braki oraz osobę, z którą możemy je wyjaśnić.
Po stronie Netaluno
- Sprawdzamy strukturę dostarczonych danych i zgłaszamy niejasności do potwierdzenia.
- Przygotowujemy plik do importu i przypisujemy jego pola do danych docelowego serwisu.
- Sprawdzamy przeniesienie identyfikatorów, parametrów i powiązań objętych zakresem, w tym zachowanie zer wiodących.
- Wykonujemy próbny import i porównujemy wynik ze źródłem.
- Przeprowadzamy uzgodniony import i sprawdzamy dane po przeniesieniu.
Przygotowanie pliku i import dostarczonych danych są częścią uzgodnionego zakresu tworzenia sklepu lub katalogu produktów. Dodatkowe porządkowanie bazy, pozyskiwanie brakujących informacji i pisanie opisów wyceniamy osobno. Przy istniejącym asortymencie zakres ustalamy w ramach rozwoju i obsługi sklepu.
Omówmy próbkę Twoich danych
Zadzwoń i opisz, jaki asortyment chcesz udostępnić klientom oraz gdzie dziś przechowujesz jego dane. Ustalimy, jakie materiały będą potrzebne do dalszej pracy.
Przez WhatsApp lub email możesz przesłać próbkę danych i adres obecnego serwisu. Omówimy format importu oraz zakres ewentualnego porządkowania materiałów.